Pengertian Surat Dinas, Jenis, dan Cara Membuatnya yang Benar

Surat dinas bukan hanya berkaitan dengan tugas kedinasan. Ada banyak sekali jenis surat dinas, yang paling sering digunakan adalah surat pemberitahuan, surat edaran, dan surat undangan. Hal-hal yang dimuat dalam surat dinas selalu mudah dipahami.

Fungsi surat dinas adalah saranan informasi atau pemberitahuan, isi pertanggungjawaban, pedoman kerja, pengingat hal penting, serta bukti historis dan kronologis. Berikut pengertian surat dinas menurut para ahli:

1. Pengertian Surat Dinas Menurut Badudu (1986: 92)

Pengertian surat dinas adalah menggunakan bahasa yang tunduk kepada semua aturan, sistematik atau format yang berlaku, baik secara struktur kata dan kalimat maupun dalam penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea atau paragraf, dan lain-lain.

2. Pengertian Surat Dinas Menurut Soedjito dan Solchan (1999: 30)

Pengertian surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Harus memakai bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya. Bahasa yang digunakan dalam bahasa surat merupakan bahasa yang efektif. Maksudnya ialah sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

3. Pengertian Surat Dinas Menurut Mustakim (1994)

Pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

4. Pengertian Surat Dinas Menurut Sudaryono (1983: 34)

Pengertian surat dinas adalah disamakan dengan surat resmi. Surat dinas adalah sah dari pemerintah atau dari yang berwajib, ditetapkan oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan.

5. Pengertian Surat Dinas Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Pengertian surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.

1. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah jenis surat dinas yang isinya menjelaskan pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak. Terutama kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri.

Terdapat dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

2. Surat Perintah

Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang berada di posisi atau jabatan lebih tinggi yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

3. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

4. Surat Edaran

Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu. Isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu baik pada beberapa orang ataupun kepada banyak pihak sekaligus. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.

5. Surat Undangan

Surat undangan biasa digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi atau menghadiri acara tertentu. Contoh surat undangan misalnya surat, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

6. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

7. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja.

Surat ini berfungsi agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan untuk dinas.

Syarat Surat Dinas

1. Format surat dinas harus dibuat sesuai standar surat resmi dengan format yang teratur.

2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.

3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.

4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.

5. Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas.

Struktur Surat Dinas

Untuk membuat surat dinas, strukturnya harus dipahami terlebih dahulu. Dalam struktur surat dinas adalah memuat hal-hal yang resmi, baku, dan berkaitan dengan kedinasan.

Berikut struktur surat dinas:

1. Kepala surat (kop surat)

- Logo agensi atau institusi

- Nama agensi atau institusi

- Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga

2. Nomor surat

Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.

3. Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat.

4. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.

5. Alamat tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.

6. Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi surat

Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.

8. Salam penutup

Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup untuk menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda tangan pengirim surat

Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.